Mengenal Skala Prioritas, Mana yang Harus Dikerjakan Dahulu?

Pernah gak sih kamu pengen ngelakuin banyak hal, tapi bingung yang mana duluan dikerjakan?

atau..

Kamu tidak bisa fokus dan berkomitmen mengerjakan satu tugas sampai selesai..

Ya, saya seringkali terjebak pada masalah tersebut. Ini juga yang menjadi alasan kenapa dua bulan terakhir saya tidak bisa menulis di blog ini.

Ada banyak draft dan ide yang sudah saya simpan di Evernote saya. Tetapi masalahnya sama, saya bingung menentukan mana dulu yang harus saya kerjakan.

Setidaknya ada 23 draft tulisan yang belum saya selesaikan..

dan ada lebih 207 post yang belum saya baca dari feed saya..

Pertanyaannya, terus kenapa?

Menganal Empat Kuadran skala Prioritas

Saat SMA saya masih ingat jelas saya membaca buku “First thing first” dari Steven Covey. Buku itu menjelaskan bagaimana kita mengatur waktu se-efisien dan se-efektif mungkin.

First thing first

Menurut KBBI efisien dan efektif adalah:

efi.si.en /èfisièn/

  1. tepat atau sesuai untuk mengerjakan (menghasilkan) sesuatu (dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga, biaya)
  2. mampu menjalankan tugas dengan tepat dan cermat; berdaya guna; bertepat guna; sangkil

efek.tif /èfèktif/

  1. ada efeknya (akibatnya, pengaruhnya, kesannya)
  2. manjur atau mujarab (tentang obat)
  3. dapat membawa hasil; berhasil guna (tentang usaha, tindakan); mangkus
  4. mulai berlaku (tentang undang-undang, peraturan)

Buat saya efisien adalah tentang waktu dan energi yang dikeluarkan. Smakin kecil semakin baik. Sedangkan efektif adalah apakah waktu dan energi yang dikeluarkan tersebut berhasil mencapai tujuan yang diharapkan.

Sebagai manusia, seperti yang saya jelaskan sebelumnya, saya selalu ingin mengerjakan banyak hal. Namun tentu, waktu yang saya punya sangat terbatas.

Lalu adakah cara untuk memilih mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu?

Inilah yang dijawab oleh buku “First thing First”. Konsepnya sangat sederhana, Covey membagi waktu kedalam 4 kuadran.

Empat kuadran waktu Steven Covey

Empat kuadran waktu Steven Covey

Matrik 1: Penting dan Mendesak

Pada matrik ini, kita tidak punya pilihan lain. Harus dikerjakan saat ini juga. Karena sifatnya yang penting dan harus cepat-cepat diselesaikan. Jika matrik ini miss, ada konsekuensi yang bisa langsung dirasakan.

Sudah setahun lebih, pekerjaan full-time saya adalah sebagai seorang software engineer. Di profesi ini saya dituntut disiplin dan tepat waktu. Tentu, karena profiesi ini pula banyak hal yang harus saya korbankan. Salah satunya adalah waktu luang saya.

Pada contoh saya adalah “Project with timeline”, bagaimana tidak, jika project tersebut tidak diselesaikan maka konsekuansi langsungnya berupa kerugian dan reputasi yang buruk.

Matrik 2: Penting, tetapi tidak Mendesak

Matrik ini adalah matrik yang dalam jangka panjang akan berbuah manis. Matrik ini menentukan apakah seseorang cenderung sukses atau tidak.

Ketika kita memiliki pekerjaan yang penting, tetapi tidak mendesak artinya kita memiliki kesempatan dan waktu untuk mengerjakannya / tidak mengerjakannya.

Tidak mendesak, tetapi penting adalah matrik yang akan menentukan apakah kita akan mencapai goal yang kita tentukan atau tidak. Untuk sukses di matrik ini, kita memerlukan fokus dan perhatian lebih. Untuk memulai tugas-tugas pada kuadran ini memerlukan energi yang besar.

Di matrik ini kita memiliki kecenderungan untuk tidak mengerjakan tugas-tugas. Karena secara langsung tugas-tugas ini memberikan efek yang membosankan.

Contoh pekerjaan pada matrik ini adalah belajar, olahraga, investasi, menabung, dll. Buat saya, menulis blog di pabelog ada di prioritas ini.

Matrik 3: Tidak Penting, tetapi Mendesak

Matrik ini adalah kebalikan dari matrik dua. Matrik ini memberikan sensasi menyenangkan di awal, tetapi jika terus dikerjakan buruk untuk jangka panjang.

Covey memberikan contoh matrik ini adalah membuka notifikasi dan membca surat.

Matrik 4: Tidak Penting dan Tidak Mendesak

Saya seringkali terjebak pada matrik ini. Sama dengan matrik tiga, matrik ini memberikan sensasi senang secara langsung. Energi yang dikeluarkan pun relatif sangat sedikit.

Matrik ini tidak memberikan manfaat apapun pada kita. Bahkan matrik ini cenderung memberikan kerugian baik jangka pendek maupun jangka panjang.

Tempatkan Skala Prioritas pada Peran yang Tepat

Setelah mengetahui skala prioritas, selanjutnya adalah menempatkan peran kita. Apakah sebagai seorang pekerja, pelajar, teman, ayah, dll. Setiap peran, memiliki skala prioritas yang berbeda tentunya.

Sangat mungkin bagi peran A prioritas tersebut ada di kuadran dua, tetapi pada peran B malah kuadran empat.

Contoh: Bagi seorang ayah, meluangkan waktu bersama anak atau keluarga ada pada kuadran dua. Tetapi bagaimana jika kita berada di kantor sebagai seorang pekerja dan anaknya bekerja di sana juga? tentu kuadran dua tidak relevan lagi.

Covey menyarankan kita sebaiknya mengidentifikasi peran apa saja yang kita miliki. Peran kita pasti akan berubah seiring waktu, tentunya kita juga harus aware dan keep on track pada peran-peran tersebut.

Untuk lebih jelas lagi dan menghindari tidak tersesat, tentukan juga big goal yang hendak kita capai. Selanjutnya pecah-pecah big goal tersebut kedalam beberapa task sesuai peran yang kita miliki yang bisa dikerjakan dalam waktu mingguan.

Setiap minggu, review task-task yang berhasil dikerjakan dan rencakan task-taask untuk minggu selanjutnya. Big goal ini adalah petunjuk saat kita lost-track, selalu ingat big goal ini ketika kita mulai terjebak kedalam kuadran 4.

{ 2 comments… add one }

Leave a Comment

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.